Směrnice ředitele školy k svobodnému přístupu k informacím a k ochraně informací
1. Úvodní ustanovení
(1) Tato směrnice stanoví postup školy k zajištění úkolů vyplývajících ze zákona č. 106/1999 Sb., o svobodném přístupu k informacím.
2. Základní pojmy
(1) Povinným subjektem, který mají podle tohoto zákona povinnost poskytovat informace, je ředitel školy.
(2) Žadatelem je každá fyzická i právnická osoba, která žádá o informaci.
(3) Informací se rozumí jakýkoliv obsah nebo jeho část v jakékoliv podobě, zaznamenaný na jakémkoliv nosiči, zejména obsah písemného záznamu na listině, záznamu uloženého v elektronické podobě nebo záznamu zvukového, obrazového nebo audiovizuálního.
(4) Zveřejněnou informací je taková informace, která může být vždy znovu vyhledána a získána, zejména vydaná tiskem nebo na jiném nosiči dat umožňujícím zápis a uchování informace, vystavená na úřední desce nebo s možností dálkového přístupu.
(5) Doprovodnou informací pro účel tohoto zákona je taková informace, která úzce souvisí s požadovanou informací (například informace o její existenci, původu, počtu, důvodu odepření, době, po kterou důvod odepření trvá a kdy bude znovu přezkoumán, a dalších důležitých rysech).
3. Poskytování informací
(1) Ředitel školy poskytuje informace žadateli na základě:
a) žádosti nebo
b) zveřejněním.
3.1 Poskytování informací na základě žádosti
Postup při podávání a vyřizování písemných žádostí o poskytnutí informace
(1) Žádost je podána dnem, kdy ji obdržel ředitel školy.
(2) Ze žádosti musí být zřejmé, že se žadatel domáhá poskytnutí informace.
Fyzická osoba uvede v žádosti:
– jméno, příjmení,
– datum narození,
– adresu místa trvalého pobytu nebo, není-li přihlášena k trvalému pobytu, adresu bydliště a adresu pro doručování.
Právnická osoba uvede
– název,
– identifikační číslo,
– adresu sídla a adresu pro doručování, liší-li se od adresy sídla.
(3) Neobsahuje-li žádost všechny náležitosti, posoudí ředitel školy žádost a
– vyzve žadatele ve lhůtě do 7 dnů ode dne podání žádosti, aby žádost doplnil; nevyhoví-li žadatel této výzvě do 30 dnů ode dne jejího doručení, žádost odloží,
– v případě, že je žádost nesrozumitelná, není zřejmé, jaká informace je požadována, nebo je formulována příliš obecně, vyzve žadatele ve lhůtě do sedmi dnů od podání žádosti, aby žádost upřesnil, neupřesní-li žadatel žádost do 30 dnů ode dne doručení výzvy, rozhodne o odmítnutí žádosti,
– v případě, že požadované informace se nevztahují k působnosti školy, žádost odloží a tuto odůvodněnou skutečnost sdělí do 7 dnů ode dne doručení žádosti žadateli,
(4) O postupu při poskytování informace se pořídí záznam.
(5) Lhůtu pro poskytnutí informace může ředitel školy prodloužit ze závažných důvodů, nejvýše však o deset dní.
Rozhodnutí o odmítnutí žádosti
(1) Pokud ředitel školy, byť i jen zčásti, nevyhoví, vydá ve lhůtě pro vyřízení žádosti rozhodnutí o odmítnutí žádosti, popřípadě o odmítnutí části žádosti, s výjimkou případů, kdy se žádost odloží.
Odvolání
Proti rozhodnutí ředitele školy o odmítnutí žádosti lze podat odvolání.
Ředitel školy předloží odvolání spolu se spisovým materiálem Magistrátu hl. města Prahy (MHMP) ve lhůtě 15 dnů ode dne doručení odvolání.
Magistrát hl. města Prahy rozhodne o odvolání do 15 dnů ode dne předložení odvolání ředitelem školy. Lhůtu nelze prodloužit.
Stížnost na postup při vyřizování žádosti o informace
(1) Stížnost na postup při vyřizování žádosti o informace může podat žadatel,
– který nesouhlasí s vyřízením žádosti,
– kterému po uplynutí lhůty nebyla poskytnuta informace a nebylo vydáno rozhodnutí o odmítnutí žádosti,
– kterému byla informace poskytnuta částečně, aniž bylo o zbytku žádosti vydáno rozhodnutí o odmítnutí, nebo
– který nesouhlasí s výší úhrady, požadovanými v souvislosti s poskytováním informací.
(2) Stížnost lze podat písemně nebo ústně; je-li stížnost podána ústně a nelze-li ji ihned vyřídit, sepíše o ní povinný subjekt písemný záznam.
(3) Stížnost se podává u ředitele školy, a to do 30 dnů ode dne
a) doručení sdělení,
b) uplynutí lhůty pro poskytnutí informace.
(4) O stížnosti rozhoduje MHMP
(5) Ředitel školy předloží stížnost spolu se spisovým materiálem MHMP do 7 dnů ode dne, kdy mu stížnost došla, pokud v této lhůtě stížnosti sám zcela nevyhoví tím, že poskytne požadovanou informaci, nebo vydá rozhodnutí o odmítnutí žádosti.
(6) MHMP při rozhodování o stížnosti přezkoumá postup povinného subjektu a rozhodne tak, že
– postup ředitele školy potvrdí,
– řediteli školy přikáže, aby ve stanovené lhůtě, která nesmí být delší než 15 dnů ode dne doručení rozhodnutí krajskému úřadu, žádost vyřídil, nebo
– usnesením věc převezme a informaci poskytne sám nebo vydá rozhodnutí o odmítnutí žádosti.
3.2 Poskytování informací na základě zveřejnění
Ředitel školy je povinen v sídle školy zveřejnit na všeobecně přístupném místě následující informace:
– informace o škole a údaje o jmenování do funkce ředitele školy,
– vymezení své pravomoci a působnosti,
– jméno a příjmení své nebo zástupce ředitele určeného k poskytování informací a pracovníka pověřeného přijímáním a vyřizováním stížností, podnětů a oznámení,
– údaje o tom, proti kterým rozhodnutím ředitele školy je přípustné odvolání, ke kterému orgánu, v jaké lhůtě a kde lze odvolání podat,
– postup při vyřizování stížností, oznámení a podnětů,
– postup při vyřizování žádostí o poskytnutí informace,
– přehled nejdůležitějších předpisů, kterými se ředitel školy při výkonu své působnosti řídí, a místo a čas, kde jsou tyto předpisy k nahlédnutí,
– sazebník úhrad za poskytování informací,
– výroční zprávu za předcházející kalendářní rok o své činnosti v oblasti poskytování informací,
– výroční zprávu o činnosti školy a výroční zprávy o hospodaření školy za předcházející kalendářní rok.
Ředitel školy umožní každému pořízení kopií informací uvedených v předcházejícím odstavci, na základě předložené žádosti.
Škola zveřejňuje informace těmito způsoby:
– na informační tabuli školy,
– v ředitelně školy,
– prostřednictvím osobního jednání se zákonnými zástupci žáků,
– na internetových stránkách školy,
– prostřednictvím výroční zprávy ředitele školy.
4. Omezení práva na poskytnutí informace
Ředitel školy nesmí poskytnout informaci, která
– vypovídá o osobnosti a soukromí fyzické osoby, zejména o jejím rasovém původu, národnosti, politických postojích a členství v politických stranách a hnutích, vztahu k náboženství, o její trestné činnosti, zdraví, sexuálním životě, rodinných příslušnících a majetkových poměrech, pokud tak nestanoví zvláštní zákon, nebo s předchozím písemným souhlasem dotčené osoby,
– je označena za obchodní tajemství ve smyslu § 2985 zákona č. 89/2012 Sb., občanský zákoník. Za porušení obchodního tajemství se nepovažuje poskytnutí informací týkajících se rozsahu a příjemce prostředků ze státního rozpočtu (výše neinvestičních výdajů a investičních výdajů přidělených jednotlivých školám, předškolním a školským zařízením, výše dotací poskytnutých jednotlivým soukromým školám, předškolním a školským zařízením atd.)
– byla získána od osoby, které informační povinnost zákon neukládá, pokud nesdělila, že s poskytnutím informace souhlasí.
– se týká probíhajícího trestního řízení, rozhodovací činnosti soudů nebo jejíž poskytnutí by bylo porušením ochrany duševního vlastnictví
– ředitel školy může omezit poskytnutí informace, pokud se jedná o novou informaci, která vznikla při přípravě rozhodnutí; to platí jen do doby, kdy se příprava ukončí pravomocným rozhodnutím (jedná se o informace vzniklé v etapě přípravy rozhodnutí, např. stanoviska jednotlivých organizačních útvarů školy k určité věci před jejich sjednocením ve formě rozhodnutí navenek).
Omezení práva na informace znamená, že ředitel školy poskytne požadované informace včetně doprovodných informací po vyloučení uvedených informací. Odepřít poskytnutí vyloučené informace lze pouze po dobu, po kterou trvá důvod odepření.
Viz Směrnice ředitele školy na ochranu osobních údajů
5. Hrazení nákladů
(1) Ředitel školy je v souvislosti s poskytováním informací oprávněny žádat úhradu ve výši, která nesmí přesáhnout náklady spojené s pořízením kopií, opatřením technických nosičů dat a s odesláním informací žadateli. Ředitel školy může vyžádat i úhradu za mimořádně rozsáhlé vyhledání informací.
(2) Úhrada je příjmem školy.
Viz Sazebník úhrad nákladů v souvislosti s poskytováním informací ve Směrnici ředitele školy na ochranu osobních údajů
6. Výroční zpráva
(1) Ředitel školy vždy do 1. března zveřejnit výroční zprávu za předcházející kalendářní rok o své činnosti v oblasti poskytování informací.
(2) Výroční zpráva obsahuje údaje:
– počet podaných žádostí o informace a počet vydaných rozhodnutí o odmítnutí žádosti,
– počet podaných odvolání proti rozhodnutí,
– opis podstatných částí každého rozsudku soudu ve věci přezkoumání zákonnosti rozhodnutí povinného subjektu o odmítnutí žádosti o poskytnutí informace a přehled všech výdajů, které povinný subjekt vynaložil v souvislosti se soudními řízeními o právech a povinnostech podle tohoto zákona, a to včetně nákladů na své vlastní zaměstnance a nákladů na právní zastoupení,
– počet stížností a stručný popis způsobu jejich vyřízení,
– další informace vztahující se k uplatňování tohoto zákona.
(3) Tuto výroční zprávu začleňuje ředitel školy do výroční zprávy o činnosti školy podle § 10 školského zákona
V Praze, 15. května 2018
Mgr. Zdeněk Dolanský
ředitel školy
Informace o zpracování osobních údajů
Správce údajů: Základní škola a mateřská škola Koloděje
Kontakty na správce najdete www.zs-kolodeje.cz
Jaká je odpovědnost správce?
Jako správce ZŠ a MŠ Koloděje jsme odpovědni za veškerá zpracování Vašich osobních údajů v rámci některé agendy ve škole. Dále vyřizujeme Vaše žádosti (např. o opravu, výmaz, o informaci o Vašich osobních údajích), námitky, a poskytujeme Vám informace o tom, jak a proč s vašimi osobními údaji nakládáme.
O řádné nakládání s osobními údaji se stará také pověřenec.
Kontakt na pověřence pro ochranu osobních údajů: jakub.iran@sms-sluzby.cz, tel. +420 732 633 384
K čemu je mi pověřenec?
Na pověřence se také můžete obracet s jakýmikoliv dotazy, podněty a požadavky na uplatnění Vašich práv, které se týkají přímo Vašich osobních údajů používaných v rámci některé agendy ve škole, a to zejména, pokud se nechcete obrátit přímo na zástupce školy.
Pověřenec Vaše dotazy, požadavky a podněty odborně vyhodnotí, předá správci spolu s doporučením, jak je řešit, případně vám poskytne základní informace a konzultaci. Je vázaný mlčenlivostí a dodržuje důvěrnost i o stížnostech[1]. Odpovědný za vyřízení Vašich dotazů, podnětů, námitek a požadavků je však výhradně samotný správce.
Jaká jsou Vaše práva?
Pokud Vaše osobní údaje používáme v rámci nějaké agendy ve škole (odborně řečeno – naše škola je zpracovává jako správce), máte právo:
- Dotázat se, zda se zpracovávají, a žádat jejich kopii (export) (podrobněji čl. 15 Obecného nařízení EU o ochraně osobních údajů č. 2016/679, dále používáme zkratku ON). V případě, že Váš požadavek na poskytnutí těchto informací bude zjevně bezdůvodný nebo nepřiměřený, zejména opakovaný v krátké době, můžeme požadovat úhradu přiměřených nákladů podle Sazebníku úhrad http://zs-kolodeje.cz/cz/novinky/3779/smernice-o-zpracovani-osobnich-udajuZjevně bezdůvodný nebo nepřiměřený požadavek můžeme též odmítnout.
- Požadovat opravu svých osobních údajů, pokud jsou nepřesné, požadovat jejich vymazání, pokud se zpracovávají neoprávněně, a požadovat, abychom jejich zpracování omezili (podrobněji čl. 16, 17 a 18 ON).
- Dále v případech, kdy zpracování probíhá proto, že tím plníme náš úkol ve veřejném zájmu nebo při výkonu veřejné moci, kterým jsme pověřeni (čl. 6 odst. 1 písm. e) ON), anebo kvůli našemu oprávněnému zájmu (čl. 6 odst. 1 písm. f) ON), máte právo podat proti tomuto zpracování tzv. námitku (podrobněji čl. 21 ON).
- Dále máte právo se o zpracování svých osobních údajů dozvědět informace, vztahující se k jednotlivým agendám („účelům zpracování“). Jejich obecný přehled zveřejňujeme níže.
- Pokud je zpracování Vašich osobních údajů založeno na tom, že jste nám k němu udělili souhlas (čl. 6 odst. 1 písm. anebo čl. 9 odst. 2 písm. a ON), máte právo tento souhlas kdykoli odvolat. Souhlas odvoláte tak, že na adresu zskolodeje@email.cz zašlete zprávu, v níž uvedete, o jaký souhlas jde a že ho odvoláváte. Totéž můžete zaslat i listinnou zásilkou na naši adresu, uvedenou na začátku tohoto textu, anebo osobně.
- Ve Vašich dotazech, podnětech a požadavcích ke svým osobním údajům se musíte identifikovat a uvést na sebe kontakt, protože zpravidla budeme muset nejprve ověřit Vaši totožnost. Vyřízení urychlíte, pokud se na nás obrátíte způsobem prokazujícím Vaši totožnost, jako je datová schránka, e‑mail s uznávaným elektronickým podpisem anebo listinné podání s ověřeným podpisem, případně se do školy dostavíte osobně s průkazem totožnosti.
- Pokud nebudete spokojeni s vyřízením dotazu, požadavku nebo podnětu správcem, máte právo podat stížnost k Úřadu pro ochranu osobních údajů. Předtím je ale vždy vhodné projednat problém s pověřencem. Jeho úkolem je především právě dohlížet na to, zda s Vašimi údaji pracujeme řádně a neporušujeme Vaše práva.
Jaké osobní údaje v jednotlivých agendách („účelech zpracování“) zpracováváme?
Škola / Školka:
Velkou část údajů o žácích a jejich zákonných zástupcích zpracováváme, protože nám to přímo ukládají zákony či navazující prováděcí předpisy (školský zákon, zákony o zdravotním a sociálním pojištění, vyhláška o vedení dokumentace škol a školských zařízení a školní matriky, vyhláška o vzdělávání žáků se speciálními vzdělávacími potřebami a žáků nadaných a další). Takto zpracováváme především jméno a příjmení, rodné číslo, státní občanství, místo narození a místo trvalého pobytu, údaje o průběhu a výsledcích vzdělávání, údaje o zdravotní způsobilosti, jméno a příjmení zákonného zástupce, místo trvalého pobytu, adresu pro doručování písemností, telefonické spojení. S těmito údaji pracují určení zaměstnanci v naší škole/školce, údaje ze školní matriky pravidelně předáváme Ministerstvu školství.
Dále zpracováváme na základě smluv údaje o našich zaměstnancích a dodavatelích či jejich zástupcích. Takto zpracováváme především jejich jmenné a kontaktní údaje, údaje o platu a odměně a dalších platbách, údaje pro zdravotní a sociální pojištění, bankovní spojení a další podobné údaje. S těmito údaji pracují určení zaměstnanci v naší škole/školce, případně je předáváme na žádost nebo z důvodu plnění zákonné povinnosti ČSSZ, finanční správě, Úřadu práce ČR, zdravotním pojišťovnám.
Dále na základě plnění úkolu ve veřejném zájmu zpracováváme některé osobní údaje v dalších evidencích, například pronájmů tělocvičny, zájmových kroužků, dále pro informování na webu o školních událostech a další. V kombinaci se smlouvami zpracováváme také údaje potřebné pro školní stravování, školní výlety a zájezdy, školy v přírodě či lyžařské kurzy a další podobné agendy. S těmito údaji pracují pouze určení zaměstnanci v naší škole/školce, popř. v případě akce pořádané školou je předáváme ubytovacímu zařízení, plavecké škole, cestovní agentuře apod.
Osobní údaje uchováváme po dobu nezbytnou k účelu, pro který je zpracováváme, případně po dobu stanovenou spisovým a skartačním řádem.
Osobní údaje nepředáváme do nečlenských států Evropské Unie.
Osobní údaje nejsou předmětem automatizovaného individuálního rozhodování, včetně profilování.